Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов

Организация и перспективы развития службы документационного обеспечения управления ДОУ. Цели, задачи и функции службы. Распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Обеспечение информационных связей в организации. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки. Роль службы ДОУ в управления документацией и бизнес-процессами. Положение о службе документационного обеспечения управления.

Современное делопроизводство

В -системы входит модуль управления потоками работ — специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту. Для чего в данном процессе необходимы нотации? И какую роль в этом играют специалисты служб ДОУ? Как правило, внедрение ЕСМ-системы делится на несколько этапов, и настройка маршрутов движения документов далеко не первый из них. Прежде, чем настроить движение различных документов по тем или иным маршрутам непосредственно в системе, необходимо изучить, как проходит конкретный процесс в организации, исследовать потоки движения документов.

системы управления документами. Роль службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в управлении бизнес-процессами организации.

Автоматизация позволяет головной организации холдинга контролировать деятельность дочерних юридических лиц, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу. Безусловно, положительных моментов при внедрении СЭД много, но с чего начать?

Первый шаг после принятия решения о внедрении СЭД Ошибается тот, кто считает, что достаточно выбрать для холдинга подходящую СЭД и вопрос решен. Хочу сказать, что начинать стоит совершенно с другого вопроса, а именно с оптимизации, изменения, выстраивания организационной структуры, бизнес-процессов, документопотоков. Почему предлагаю решать вопрос именно в таком порядке?

Потому что проще и правильнее производить автоматизацию понятных и корректно построенных процессов, чем автоматизировать беспорядок. Построить процессы без четкой организации труда, разграничения полномочий сотрудников и руководителей невозможно. Организационная структура холдинга Сразу оговорюсь, что построение, оптимизация организационной структуры холдинга — это компетенция акционера и руководства головной организации, однако сотрудники службы ДОУ должны четко представлять принципы ее построения с целью определения зоны компетенции того или иного руководителя, организации работы с документами, правильной настройки документопотоков.

Показатели оценки деятельности службы ДОУ Всё большее число организаций — государственных органов и коммерческих структур — внедряют в своё управление показатели оценки по основным направлениям деятельности и сбалансированные системы показателей. Стремясь к оптимальному использованию ресурсов и в рамках установленных форм отчетности, уже все научились оценивать финансовые результаты и измерять степень достижения поставленных целей.

Назрела необходимость оценить, насколько система управления, организационные и информационные технологии соответствуют потребностям развития организации, выработать подход к оценке качества работы с документами, которые в современных условиях должны рассматриваться как ценнейший нематериальный актив.

Например, один из бизнес-процессов – работа по регистрации и контролю то, чем занимаются службы документационного обеспечения управления.

Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы Выживание и процветание организации Рис. Процессы в информационной системе. Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами ЭУД. Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

ЦНТИ Прогресс , г. Санкт-Петербург, В. Средний пр. Рассматриваются локальные нормативные акты и оценка эффективности с помощью , контроль исполнения документов и применение СЭД в бизнес-процессах. Для кого для руководителей службы ДОУ, начальников отдела делопроизводства, канцелярии, архива, специалистов отдела документационного обеспечения с большим опытом работы. Программа Профессиональный стандарт"Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".

Практика показывает, что при оптимизации бизнес-процессов, являющихся основным .. Агент ОАО"Аэрофлот" Служба КАСУД .. достигнуто с помощью электронных систем документационного обеспечения управления (ДОУ).

Деятельность любой компании можно описать как сумму множества процессов, которые выполняются последовательно и параллельно. Читайте в статье, как их описать и смотрите пример описания бизнес-процессов финансовой службы. Зачем описывать бизнес-процессы Любое предприятие сталкивается в своей деятельности с различными потерями времени, браком, недостатком управления, упущенными возможностями и несет убытки.

Посчитав суммы ущерба в конце года, порой возникает острое желание вернуться в прошлое и исправить ошибку, сделать часть работы по-другому. Но прошлого не вернешь, а как часты случаи, когда и в следующем году предприятие наступает на те же грабли? Ошибки, которые не были должным образом проанализированы и поведены до персонала, возникают вновь и вновь и отражаются на прибыли. Одним из методов борьбы с неэффективностью является внедрение процессно-ориентированного подхода и описание бизнес-процессов предприятия.

Деятельность любого предприятия можно описать как сумму множества бизнес-процессов, которые выполняются последовательно и параллельно. Скачайте и возьмите в работу: Пример описания бизнес-процессов Зачем это нужно? Когда хаотичное представление о деятельности предприятия складывается в бизнес-процессы и формализуется на бумаге, становится кристально понятно, какие действия выполняются правильно и вовремя, какие нужно откорректировать, а от каких можно и вовсе отказаться.

Становятся заметны точки — генераторы ошибок. У каждого бизнес-процесса есть владелец и каждое действие в нем закреплено за каким-либо сотрудником группой. По описанным бизнес-процессам в разы проще вводить в курс дела новых сотрудников.

Организация работы службы ДОУ предприятия

Заказать аудит Индивидуальные консультации экспертов В наше постоянно меняющееся время часто стала возникать необходимость быстро и качественно получить ответы на актуальные вопросы, возникающие в практической деятельности. Для таких случаев, мы организуем короткие индивидуальные консультации наших экспертов для Ваших сотрудников от 1 до 5 человек. Есть возможность принести свои документы и с экспертами доработать их или внести изменения.

Стоимость таких встреч обычно невысока, а результативность превосходит ожидания! Консалтинг по делопроизводству Центр профессионального образования ДИТАД и ведущие эксперты страны по управлению документами предлагает консалтинг по делопроизводству — консалтинговые услуги по всему спектру вопросов и проблем, связанным с документами. Мы предлагаем вам не тратить ресурсы на эту кропотливую работу, а воспользоваться нашей новой услугой — консалтингом в области административных и управленческих бизнес-процессов.

Автоматизация корпоративных бизнес-процессов Для руководителей служб ДОУ, административных служб, подразделений секретариата и архивов.

Авторы книг и статей используют его в разных ситуациях и по разным поводам. А что это такое? С ходу разобраться достаточно сложно, так как определения наукообразны и требуют знания терминологии. Например, вот такое: На самом деле за термином бизнес-процесс скрывается достаточно простая вещь — это способ описания текущей деятельности, того, что делается каждый день.

Например, один из бизнес-процессов — работа по регистрации и контролю исполнения документов входящих и исходящих , то, чем занимаются службы документационного обеспечения управления. Зачем же потребовалось превращать простые вещи в сложные? И зачем вообще потребовалось придумывать бизнес-процессы? В приведенном определении бизнес-процесса есть некая ловушка, здесь кое-что прячется за кадром.

Представим, что предприятие — большой черный ящик. Не будем отвлекаться на то, что происходит внутри… У него есть вход, в который поступает ткань и нитки, а есть выход, выпускающий готовые джинсы. В службе делопроизводства также есть вход — входящая переписка, а есть выход — исходящая переписка. Таким образом, бизнес процесс делопроизводства — это все, что из входящих писем делает исходящие.

Дальше в определении говорится об управляющем воздействии.

Внутрифункциональные и межфункциональные процессы (лекция 2) - презентация

Буслаева Е. Взаимосвязанные управленческие процессы определили появление новых видов документов. Для кого создаются подобные документы, получающие сегодня все большее распространение? Что такое устойчивое развитие? Под устойчивым развитием принято понимать удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для возможности будущих поколений удовлетворять свои собственные потребности.

Разработка положения о службе делопроизводства Задачи и функции службы ДОУ Нотация описания бизнес-процессов в 1С:Предприятии 8.

Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства Проблемы выбора и внедрения систем автоматизации делопроизводства С. Реализация все повышающихся требований к оперативности, точности информационно-документационного обеспечения, оперативности доставки информации и документов в любую точку, любому сотруднику, а также тематические подборки документов возможны только при использовании современных автоматизированных систем работы с документами, систем электронного делопроизводства СЭД , часто не совсем точно называемых системами электронного документооборота.

Так как история внедрения систем автоматизации делопроизводства в нашей стране насчитывает уже второе десятилетие, это позволяет обобщить основные ошибки, которые допускают организации на этапе выбора и внедрения систем автоматизации документационного обеспечения управления ДОУ. Автоматизация делопроизводства - не самоцель Общая задача автоматизации -повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом.

Механический перенос имеющихся, часто неоптимальных, запутанных технологий работы с документами на компьютеры приведет лишь к тому, что вы получите те же запутанные технологии, только в компьютере. Поэтому первым этапом всегда должна быть оптимизация имеющегося делопроизводства. К сожалению, очень немногие компании, поставляющие программное обеспечение в этой сфере, имеют свои собственные консалтинговые подразделения, которые могут оказать услуги по оптимизации делопроизводства.

Как правило, эту работу - анализ, разработку инструкций по делопроизводству организации, должностных инструкций сотрудников, схем согласования документов и т. Кроме того, все делопроизводственные технологии являются отражением управленческих бизнес-процессов.

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.

Узнай, как дерьмо в"мозгах" мешает тебе эффективнее зарабатывать, и что ты лично можешь сделать, чтобы ликвидировать его навсегда. Нажми здесь чтобы прочитать!